Time management
MANAGEMENTUL TIMPULUI
Cu siguranță ai avut momente în care ți s-a părut că ziua nu are suficiente ore ca să poți face tot ce ți-ai propus. Dar cum ziua are 24 de ore pentru toată lumea, cum se face că alții reușesc să facă atâtea lucruri în acest timp? Răspunsul poate părea un clișeu, dar este simplu , își manageriază eficient timpul. Ei sunt concentrați pe rezultat, nu pe activitate, astfel că, deși poate ești ocupat cât e ziua de lungă asta nu înseamnă că ești eficient.
Timpul este o resursa limitată și a învăța să îl folosești te va face să te simți confortabil cu trecerea lui. Timpul nu poate fi cumpărat, stocat, mărit, retrăit.
Nu mai poți recupera timpul pe care l-ai pierdut. Poți doar să îl folosești mai bine în viitor.
- Ashley Ormon –
Oricare ar fi durata timpului, știința întrebuințării lui îl va face lung.
- Scott Adams –
Managementul timpului vizează un set de practici și principii legate de organizarea și plănuirea activităților. Bine , bine , dar de ce să pierdem timp prețios de lucru pentru a învăța despre gestionarea timpului? Pentru că dezvoltarea acestor abilități te vor face să devi o persoană mai eficientă și vei performa pe toate planurile.
Ce trebuie să învăți?
– să ai o vedere de ansamblu asupra sarcinilor tale și să îți stabilești prioritățile
– să atingi scopul urmărit
– să obții într-un timp dat mai multe rezultate
– să găsești și să păstrezi echilibrul între viața de familie și viața profesională
Pentru că de multe ori avem fie perioade foarte încărcate, fie perioade în care ni se pare că pierdem timpul, cel mai bine este să începi cu un audit al timpului. Fie optează pentru o aplicație pe mobil , fie pentru clasicul jurnal de activități pe un carnețel. Notează toate activitățile și timpul pe care îl aloci fiecăreia– nu doar sarcinile de lucru, ci și pauza de masă sau de cafea. Fă asta timp de câteva zile. La final analizează acest jurnal- vezi cât timp aloci activităților importante, cât celor mai puțin importante, care este perioada din zi în care ai energie constructivă și realizezi mai mult, cât timp aloci momentelor de relaxare. Astfel vei putea să îți programezi sarcinile mai grele în momentul zilei când ești plin de energie, vei reduce timpul alocat activităților nesemnificative, vei redistribui activitățile repetitive sau ușoare în momentele zile când energia ta este scăzută, te va ajuta să îți direcționezi energia în realizarea performantă a sarcinilor , îți vei crea rutine zilnice care îți vor crește randamentul ca și profesionist.
Jurnalul de activități te va ajuta în alt aspect foarte important al gestiunii eficiente a timpului, ierarhizarea activităților în funcție de importanță. Prioritizarea îți va aduce un control sporit asupra carierei . Cum prioritizezi ? Iată câteva instrumente utile:
- Principiul Pareto: 20 % dintre eforturile noastre generează 80% din rezultate. Deci trebuie să identificăm acele 20% dintre activități care ne vor aduce 80% din rezultate. „Care este cel mai important lucru pe care trebuie să îl fac azi?” sau „Dacă aş avea un singur lucru de făcut, care ar fi acela”?
- Matricea Eisenhower a acțiunilor prioritare: aceasta este o diagrama prin care compari beneficiile realizarii unei sarcini cu energia depusa pentru indeplinirea acesteia. Aceasta te ajuta sa identifici activitatile cu adevarat importante, care aduc beneficii mari, in scurt timp. Pentru această matrice ne punem 2 întrebări :
- Este importantă această sarcină?
- Este urgentă această sarcină?
Matricea Eisenhower ne ajută să împărţim sarcinile în patru categorii :
- Sarcină urgentă şi importantă – „Execută” – Prioritatea 1- aceasta este sarcina de care ne ocupăm prima
- Importantă, dar nu urgentă – „Decide”- Prioritatea 2 – această sarcina trebuie făcută, dar va fi programată pentru mai târziu . Faptul că ceva nu este urgent, nu înseamnă că nu este important, în principiu cele mai multe sarcini din viața noastră intră în această categorie
- Sarcină urgentă, dar nu importantă – „Delegă” – Prioritatea 3- această sarcină poate sa fie îndeplinită de altcineva, cine poate să o facă? Poate sarcina aceasta se poate automatiza.
- Nici urgentă, nici importantă – „Elimină” – Prioritatea 4 – Această sarcină reprezintă o pierdere de timp şi ar trebui eliminată.
Matricea Eisenhower este foarte utilă în contextul în care avem tendința să ne dedicăm instinctiv unor activități repetitive și care nu sunt importante, dar consumă mult timp, influențând timpul pe care îl dedicăm celor importante. Aplicarea ei te va ajuta să înțelegi unde se pierde o parte din timp și să îl redirecționezi către activitățile care îți aduc un randament mai bun.
- Matricea Boston: utilizată în stabilirea strategiei de afaceri pentru a stabili prioritățile în funcție de atractivitatea pe piață și posibililul randament/profit obținut de pe urma îndeplinirii acestei sarcini.
- Matricea Ansoff: bazată pe înțelegerea riscurilor asociate opțiunilor. Deși este aplicabilă în afaceri, se poate transpune în carieră : pentru a ne păstra randamentul nu putem să ne bazăm pe termen nedeterminat pe aceleași rutine, trebuie să găsim noi abordări.
Risc
Mic Mare
Iată câteva idei adunate de la oameni productivi care au învățat să își folosească la maxim timpul:
- Nu gestiona timp, gestionează activități
- Simplifică și elimină – elimină activitățile care nu îți aduc plus valoare
- Păstrează ordinea – majoritatea oamenilor lucrează mai bine dacă mediul lor este ordonat
- Alternează lucrul cu pauzele de relaxare – alternează efortul cu perioadele de relaxare (pentru un randament crescut, alege ca în perioadele când ai energie maximă să îți programezi perioade de efort)
- Paharul e pe jumătate plin, nu pe jumătate gol – concentrează-te pe ceea ce ai realizat pentru a te umple de energie și satisfacție
- Multi-taskingul este un mit- nu poți să faci nimic bine dacă te împarți între 3 sarcini simultan; de fapt nu faci mai multe deodată, ci comuți între sarcini, ceea ce va face ca mintea ta sa nu fie complet dedicata rezolvării niciuneia dintre sarcini
- Învață să fii asertiv – comunică și comportă-te într-un mod constructiv și ferm, respectă-ți interlocutorul fără a te sacrifica pe tine însuți (Decât dacă tu decizi că vrei să te sacrifici)
- Obiectivele trebuie să fie pe termen lung, dar activitățile pe care le plănuiești pentru a le atinge trebuie să fie pe termen scurt
- Omul este creativ și adaptabil, nu suntem făcuți să memorăm, ci să gândim
- Delegă- delegă sarcinile la care nu te pricepi sau cele care nu îți aduc satisfacții
- Cazi de 7 ori și ridică-te de 8 – învață din eșecuri și greșeli și mergi mai departe
- Folosește timpii de așteptare – stăm la coadă la poștă și petrecem timp pe drumul spre și de la activități, acest timp poate fi folosit pentru a asculta un podcast, a citi o carte sau a răspunde la e-mailuri
- Te poți concentra doar la câte un singur lucru câteodată – când faci ceva important, concentrează-te doar pe acel lucru
- Programează-ți verificarea e-mailului – verificarea la fiecare 5 minute te face să âți pierzi concentrarea și te va distrage spre alte sarcini
- Planifică-ți timpul petrecut pe social media și setează-ți limite (și apoi respectă-le) – în acest moment social media a devenit cel mai mare consumator de timp online, de obicei ineficient dacă nu lucrezi într-un domeniu adiacent
- Blochează distragerile atunci când te dedici unei activități – telefoane, e-mail, social-media
- Gestionarea e-mailului – nu lăsa sute de mesaje necitite, e-mailul este o formă de comunicare care presupune răspunsuri rapide. Ai putea rata comunicări importante
- Folosește facilitățile aplicațiilor moderne – salvează pentru mai târziu articole sau podcsaturi interesante, nu te întrerupe din activități
- Evaluează-te obiectiv și dezvoltă-ți rutine zilnice personale eficiente – observă-te pe tine și pe alții și descoperă ce funcționează pentru tine
- De obicei, dimineața avem cel mai înalt nivel de energie – folosește dimineața pentru sarcinile dificile și nu te pierde în reply-uri la e-mailuri
- Învață să faci back-up – în felul acesta eviți situațiile în care trebuie să o iei de la capăt cu activitatea
- Spune nu – de multe ori spunem da pentru a nu refuza, dar trebuie să fim selectivi în angajamentele personale pentru că mai bine spui nu, decât să nu îți respecți angajamentul luat
- Nu ești rezultatele tale – ele sunt doar o mică parte din tine la momentul prezent, ești mai mult decât atât, concentrează-te pe obiective
- Cunoaște-te , află ce îți crește nivelul de energie – un om obosit este mai puțin productiv
- Când îți setezi obiectivele, ai grijă să fie realiste – asta nu înseamnă să fie ceva ușor, îndrăznește, dar să fie ceva realizabil
- Acordă atenție sănătății tale – fă mișcare, mănâncă sănătos, odihnește-te
- Trebuie sa fii flexibil –planurile sunt doar un instrument pentru atingerea obiectivelor, dacă apar oportunități noi, nu le ignora
- Lasa perfecționismul pe seama altora – nu te concentra pe detalii , ci urmărește-ți prioritățile. Nu totul trebuie să fie perfect, de cele mai multe ori este suficient să fie bun. Pentru a atinge perfecționismul trebuie să înveți din nenumărate eșecuri
- Folosește tehnologia în mod constuctiv – sunt multe instrumente digitale/aplicații care pot să contribuie la atingerea obiectivelor
- Citește cărți bune – înainte să dedici timpul tău unei cărți, citește recenziile, citește cuprinsul, răsfoiește-o, stabilește ce vrei să înveți din ea
Dacă vrei să afli mai multe, iată câteva cărți pe care le recomandăm :
- Stephen Covey – Eficiența în șapte trepte
- .
- Guy Kawasaki – The art of the start
- Peter Drucker – Despre decizie si eficacitate.
- David Allen –Arta productivității fără stres (metoda GTD)
- David Allen – Ready for anything. 52 productivity principles for getting things done
- Greg McKeown – ESSENTIALISM: THE DISCIPLINED PURSUIT OF LESS
- Cal Newport – DEEP WORK: RULES FOR FOCUSED SUCCESS IN A DISTRACTED WORLD
- Brian Tracy – Începe cu ceea ce nu-ţi place (EAT THAT FROG!: 21 GREAT WAYS TO STOP PROCRASTINATING AND GET MORE DONE IN LESS TIME )
- Richard Koch – Principiul 80 20
- Heinz Hutter – Managementul personal al timpului
Iată și o listă de aplicații de time management:
- Toggl
- Focus booster
- Remember the milk
- Rescue time
- Trello
- Wunderlist
- Evernote
- Todoist
- Clockify
Acestor aplicații li se adaugă aplicațiile de tip cloud storage pentru back-up și/sau file sharing (dropbox, google drive), aplicațiile de comunicare (skype, slack)
Termenii utilizaţi în prezenta/ prezentul document pentru denumirea diverselor roluri se înţeleg atât la feminin, cât şi la masculin.
Protejeaza mediul inconjurator!-Gandeste-te la mediu inainte de a printa / Protect the enviroment! Are you sure you need to print this ?
Redu!Reutilizeaza!Recicleaza! / Reuse!Recover!Recycle!