Soft Skills

COMPETENTE TRANSVERSALE – ABILITĂȚI

CARE ÎȚI POT ADUCE JOB-UL MULT DORIT

(SOFT SKILLS)

În ziua de azi foarte multe persoane au diplome și certificări care atestă cunoștințele lor teoretice. O bună parte din aceștia pot demonstra cu ușurință că sunt foarte bine pregătiți din punct de vedere tehnic și că au acel set de competențe specifice poziției. Așa că într-o piață a muncii atât de competitivă trebuie să arăți angajatorului alte abilități care te difrențiază de contracandidații tăi, acele abilități care în limba engleză sunt cunoscute ca soft skills. Aceste abilități sunt complementare competențelor tehnice și sunt foarte utile în desfășurarea muncii, oferindu-ți acea plus valoare marginală (competitive edge) care te face mai eficient decât ceilalți care își doresc locul de muncă.

Aceste abilități mai sunt numite și competențe transversale sau transferabile pentru că le poți dezvolta pe tot parcursul carierei tale și îți vor fi utile indiferent de poziția pe care o ocupi, poți să le privești ca pe niște vize pentru succes pe pașaportul tău profesional. Deși nu sunt direct legate de specificul tehnic al muncii tale, ele sunt indisolubil legate de ceea ce faci zi; pentru a le demonstra va trebui să te folosești de exemple din activitatea ta de zi de zi.

 

Comunicarea

Sună banal, dar capcitatea de a comunica eficient cu colegi, superiori, clienți, furnizori, instituții ale statului. În perioada digitală în care trăim trebuie să fim capbili să transmitem și să primim mesaje față în față, telefonic, prin e-mail, prin social-media sau prin video-conferințe. Nici măcar pozițiile de contribuitor individual nu se pot lipsi de abilitățile de comunicare. Așa că în CV, dar și la interviu va trebui să demonstrezi angajatorului că nu vei avea probleme în a înțelege și a te face înțeles.

În primul rând trebuie să poți asculta. Dacă nu știi să asculți, nu poți comunica eficient pentru că înseamnă că nu asculți ce ți se cere. În final, nimănui nu îi plac cei care vorbesc mult doar despre ei și ce le place lor, asta nu e comunicare, ci monolog. A asculta activ înseamnă să înțelegi ce vrea să îți spună celălalt, să pui întrebări pentru a te lămuri acolo unde este cazul, să reformulezi ca să te asiguri că ai înțeles.

Empatie- și empatia arată că asculți activ ceea ce îți spune interlocutorul tău, creează conexiune și apropiere – Înteleg ce vrei să spui

Comunicarea non-verbală – poziția corpului trebuie să fie deschisă, relaxată astfel încât să arăți că ești abordabil. Mâinile încrucișate de exemplu te separă, lasă impresia că ești într-un plan distinct, inabordabil. De asemenea contactul vizual (pentru cel puțin 10-15 secunde) îi transmite interlocutorului că îl asculți, că spui adevărul, că nu ai nimic de ascuns. Atenție însă, perioada contactului vizual trebuie adaptată la situație, un contact vizual prea lung poate face interlocutorul să se simtă inconfortabil.

Claritate și concizie- încearcă să îți adaptezi discursul raportat la interlocutor, astfel vei putea să eviți să spui prea mult sau prea puțin. Încearcă să îți rezumi ideea, oamenii se pot concentra doar anumite perioade de timp și e bine să le folosești în avantajul tău. Când te lungești cu vorba, este posbil să divaghezi fără voie și interlocutorul nu va înțelege ce ai vrut să îi spui.

Încredere- tonul cu care vorbești spune multe despre câtă încredere ai în ceea ce spui. E foarte important să fi convingător, sa emani încredere în mesajul pe care îl transmiți. Un ton ferm poate rezolva asta, dar e trebuie să ai grijă să nu cazi în extrema aroganței. De asemenea evită afirmațiile care ar putea fi interpretate ca întrebări. Vrei ca cei care te ascultă să facă ce le ceri sau să te urmeze.

Prietenie – nu te costă nimic să folosești cuvinte prietenoase, să zâmbești, asta te ajută să pui bazele unei relații construite pe respect și încredere. Întotdeauna suntem mai deschiși să ascultăm pe cineva care se străduiește să ne fie cu adevărat aproape

Fii prezent- atunci când comunici e foarte important să transmiți interlocutorului certitudinea că ești implicat în conversație. Asta  le implică pe cele enumerate anterior, să asculți activ, să oferi feedback în timpul dialogului / prezentării (nu neapărat prin cuvinte, feedback-ul poate însemna un zâmbet sau o privire curioasă), să îți păstrezi minte deschisă pentru ceea ce vrea interlocutorul să îți comunice, de cele mai multe ori atunci când nu te aștepți, oamenii reușesc să te surprindă și e păcat să ratezi oportunități.

Munca în echipă

Majoritatea descrierilor de joburi includ această cerință, chiar și locurile de muncă tip individual contributor implică munca, cel puțin parte din timp, într-o echipă. Ce înseamnă asta mai exact? Înseamnă să poți să operezi eficient într-un grup de oameni care fac o muncă similară, adiacentă sau diferită de a ta. Munca în echipă înseamnă și capacitatea de a comunica eficient, de a avea flexibilitatea să faci compromisuri atunci când situația o impune, de a-ți argumenta și susține punctul de vedere , dar și de a asculta punctele de vedere divergente ale altora,de a avea capacitatea să delegi sarcini, de a avea empatie pentru colegi cu un background diferit și răbdarea de a te adapta, de a avea resursele necesare pentru a gestiona și aplana o situație conflictuală, de a contribui chiar dacă câteodată meritele reușitei nu vor merge spre tine , ci spre altcineva.  Angajatorul are nevoie să știe că poți să te integrezi în echipa lui și să aduci plus valoare, pentru că deși de unul singur ești foarte eficient, e foarte posibil să nu te potrivești cu echipa , iar asta poate trage echipa în jos iar angajatorul va trebui să-ți arbitreze mereu interacțiunile cu colegii ceea ce e obositor și contraproductiv ; în plus nimănui nu îi place să lucreze într-un mediu lipsit în mod curent de armonie. Iată că deși pare ceva banal la prima vedere, munca în echipă e mai mult decât socializare și presupune un subset compex de abilități care trebuie cultivate treptat pe toată perioada educației generând astfel o competență foarte valoroasă. În echipe există mai multe roluri și e posibil să le ocupi prin rotație sau să te potrivești doar unui dintre ele. Chiar dacă la prima vedere poate părea că rolul tău nu e de „solist”, nu uita că reușita unei echipe se bazează pe contribuția tutoror membrilor ei, astfel că și o idee proastă poate da naștere unei sinergii de idei care va genera ideea bună care salvează situația ( când o idee nu funcționează, e șansa unui nou început).

Meredith Belbin, un cercetător britanic cu specializare în management, a propus un model bazat pe 9 roluri în fiecare echipa. Pentru ca o echipă să aibă succes în sarcina pe care a primit-o spre rezolvare, toate aceste 9 roluri trebuie să fie acoperite (nu neapărat de 9 persoane pentru că unii își pot asuma 2-3-4 roluri simultan). Cele 9 roluri sunt:

• Implementatorul – este cel care preia ideile colegilor și le transformă în acțiuni precise, folosește abordări sistematice, este inclinat către latura practică a lucrurilor., este eficient și respectă termenele impuse. Este motivat de succesul și loialitatea fașă de companie și de multe ori este dispus să preia acele sarcini sau poziții de care fuge toată lumea. Este inflexibil și se adaptează greu la deviațiile de la plan, mai ales dacă acestea compromit eficiența sau intervin în bune practici bine înrădăcinate.
• Modelator – este o persoană dinamică, deschisă, generează schimbare, modifică inerția echipei, este motivat de nevoia de a-și atinge rapid rezultatele. Pentru modelator nu există altă variantă decât să câștige, așa că pentru ei obstacolele sunt doar provocări care fac totul să fie mai palpitant. Energia modelatorului îi ajută pe ceilalți să nu-și piardă concentrarea, sunt extraverți și mereu pun la îndoială normele și procedurile. Au tendința să pară grosolani, nerăbdători și să irite cu insistența lor de a ajunge mai repede la un rezultat/o concluzie.
• Coordonatorul – organizează munca echipei, au capacitatea de a face un pas înapoi și a analiza situația per asamblu, încrezători, stabili, calmi, de încredere, capabili să motiveze pe ceilalți, recunosc ce poate fiecare și deleagă eficient sarcinile către cei care le pot duce cel mai bine la bun sfârșit. Coordonatorul clarifică deciziile și ce este de făcut astfel încât ceilalți să se poată concentra pe sarcina încredințată și este cel mai aproape de poziția de lider tradițional. Uneori percepuți ca manipulativi, deleagă toate sarcinile și lor le mai rămâne de făcut doar delegare.
• Investigator de resurse – explorează noi idei , noi posibilități (în general nu le creează singur, ci le găsește la alții), curios, bun comunicator – are multe relații și cunoștințe, negociază asigurarea resurselor necesare (fizice sau informaționale), are capacitatea de a exploata la maxim oportunitățile atunci când îi sunt oferite, entuziasmul lui e foarte mare la început dar apoi își pierde interesul și nu mai urmărește lucrurile până la capăt
• Inovatorul / Planta – deși poate părea peiorativ, acest om este inovatorul echipei, stă foarte bine la capitolul creativitate, deși unele idei pot părea trăznite. Are multe idei, mintea îi zboară mereu (e profesorul acela trăznit care mereu descoperă ceva nou), de aceea uneori poate părea absent și neimplicat. Comunică mai greu ideile, nu controlează momentul în care îi vin ideile (dacă echipa se pregătește să termine de implementat o soluție asta nu îl va împiedica să vină cu noi idei complet diferite). O echipă nu poate avea mai mult de un astfel de membru pentru că prea multe idei care trebuie analizate echivalează cu pierderea de timp prețios pentru rezolvarea sarcinii.
• Lucrător al echipei – sociabil, flexibil, conciliant, adaptabil , diplomat , capabil să asculte și să medieze conflicte. Ele e uleiul care unge angrenajul și îl ajută să funcționeze fără hopuri și de cele mai multe ori munca lui trece neobservată până în momentul ăn care lipsește și treaba nu mai merge. Ele este un membru valoros în situații de criză, dar nu este potrivit pentru luarea deciziilor pe care preferă să le lase pe seama altora.
• Monitor/evaluator – corecți, buni observatori, raționali, se pot detașa ușor de oameni și situații , obiectivi, au bună capacitate de analiză observând clar și imparțial toate opțiunile, evaluează sugestiile celorlalți și , uneori lent, dar analitic exclud variantele nepotrivite. Nu au capacitatea de a inspira pe alții (și de multe ori nici pe sine), sunt critici și de multe ori resping entuziasmul celorlalți pentru idei aparent lipsite de logică
• Specialistul – specialiștii sunt cei foarte pasionați de un anumit domeniu, în general o bucațică clar delimitată pe care o cunosc foarte bine și despre care sunt o adevărată fântână a cunoștințelor din care le face plăcere să împărtășească celorlați. Dacă e ceva ce nu știu, investighează și învață cu plăcere până sunt capabili să dea un răspuns. Ei sunt cei care aduc concentrare și stabilitate echipei, disciplina și predictibilitate, dar au tendința să se limiteze la contribuția pe bucățica lor și sunt neinteresați de orice altceva. Acest rol a fost adăugat ulterior în model pentru că s-a constatat că echipele au nevoie de un astfel de rol în sarcinile din ziua de azi
• Finalizatorul – meticulos, abordează sistuația sistematic și se asigură că nimic nu a fost scăpat din vedere, atent la detalii, urmărește lucrurile de la început la sfârșit cu același nivel de atenție și dedicare, perfecționistul care verifica de șapte ori să se asigure că nu i-a scăpat nimic. Are standarde proprii de calitate a muncii și nu îl impresionează încurajările altora. Nu sunt buni la delegarea sarcinilor pentru că au convingerea că nimeni nu va fi atât de meticulos ca el, pentru că se concentrează atât de mult pe detalii poate frustra echipa care încearcă să vadă situația în ansamblu.

Belbin a descoperit că avem tendința să ne comportăm, să contribuim și să interacționăm cu cei din jur într-un anumit fel care corespunde unuia sau mai multora dintre rolurile prezentate. Ne putem evalua și singur , însă o evaluare mai bună este percepția celor din jur cu privire la caracteristicile noastre dominante. Un angajator va încerca să își dea seama în care profil te încadrezi pentru a-și consolida echipa cu oamenii de care are nevoie și pentru a putea exploata în consecință abilitățile pe care le aduci.

Cum cultivi această competență în timpul studiilor universitare? Sigur ai avut la numeroase materii proiecte de lucrat în echipe impuse sau liber alese. Uneori ai participat la exerciții sau aplicații în grupuri în timpul seminariilor sau laboratoarelor. Un alt exemplu de muncă în echipă este practicarea unui sport (de echipă), participarea la cor sau clubul de teatru. Alte activități relevante pentru dezvoltarea capacității de a lucra în echipă sunt voluntariatul, asociațiile studențești,  internshipurile, stagiile de practică , programele work and travel sau joburile part-time. Atunci când te pregătești de un interviu e bine să gândești outside the box și să cauți exemple proprii relevante pentru capacitatea ta de a lucra în echipă care să nu sune a clișeu – deci dacă alegi un proiect făcut în facultate, caută unul care să te scoată cumva în evidență fără să pară fals. Dacă munca pe care o presupune locul de muncă se bazează foarte mult pe munca în echipă e posibil ca angajatorul să apeleze la interviul de grup pentru a observa interacțiunea aplicanților cu alte persoane.

În dinamica accelerata a mediului economic actual, competența de a lucra în echipă atinge noi valențe, acum unii angajatori căutând oameni care să se adapteze permanent la un nou colectiv de muncă ; conceptul de teaming este prezentat pe larg în alt material disponibil pe site-ul nostru.

Orientarea către rezultate

Presupune depunerea în mod consistent a eforturilor necesare pentru a atinge rezultatele așteptate. Asta înseamnă că trebuie să ai capacitatea de a te auto-motiva în momentele în care te găsești într-o situație dificilă, să investești timp și resurse pentru a-ți atinge obiectivele cu resursele disponibile și respectând termenele. Pe măsură ce exersezi această abilitate, vei deveni mai eficient în a căuta cele mai rapide și eficiente căi pentru a atinge obiectivele. Orientarea către rezultat este o abilitate complexă ce îmbină la rându-i o serie de alte abilități precum : respecți termenele, ai capacitatea de a-ți seta obiective de parcurs realizabile și urmărești realizarea lor chiar dacă te lovești de siuații dificile, recunoști și profiți de oportunități, știi să îți stabilești standarde de performanță și să aplici măsuri corective pentru a le menține, ești conștinet de punctele tale slabe și înveți continuu pentru a deveni mai bun, ai capacitatea de a-ți organiza timpul de lucru alternând munca cu pauzele astfle încât să te păstrezi motivat.

Cum demonstrezi în CV această abilitate?

• gândește-te la situații la a căror rezolvare ai contribuit – urmărește triada Probleme-Soluții -Rezultate (sau PSR) – o sarcină importantă și/sau complexă, cum ai contribuit tu la rezolvarea ei și care au fost rezultatele atinse
• exemplifică cu situații în care te-ai implicat în activități la care nu ai fost neapărat invitat și cum contribuția ta a adus plus valoare
• povestește despre situații în care propunerile tale au îmbunătățit procese, produse sau servicii – nu uita să explici firul logic de la acțiunile tale până la rezultat
• la interviu nu uita că uneori a alege o situație în care te-ai confruntat cu un hop pe care l-ai depășit cu brio atingându-ți rezultatele e o poveste cu care mulți vor putea relaționa mai ușor decât o situație în care ești eroul zilei și totul merge șnur

 

 

Flexibilitatea/Adaptabilitatea

În ziua de azi în care actualizările în diverse domenii se produc uneori de la o zi la alta, angajatorii au nevoie de oameni cu un grad mare de flexbilitate care să fie deschiși să învețe constant și să se adapteze la schimbare. Persoanele care nu pot ieși din șabloane și situații tip nu pot sprijini compania în fața concurenței și ca atare nu iși vor găsi locul în mediul de lucru actual. Angajatorii caută oameni care se adaptează presiunilor exterioare, care au capacitatea de a îmbrățișa idei noi și de a le însuși și pune în practică și își pot ajusta stilul de lucru la situațiile ivite, care pot să asculte argumente raționale și își modifică poziția în funcție de acestea, acceptă provocări noi, reacționeaza bine la schimbări de strategii și sarcini de lucru, se mențin la zi cu noutățile domeniului în care lucrează și însearcă să implementeze noile abordări pentru a-și îmbunătății munca. Angajații flexibili nu spun „nu e treaba mea” sau „chiar trebuie să fac asta dacă nu intră în fișa postului”. E posibil ca domeniul să sufere schimbări de așa manieră încât angajatorul să nu mai aibă nevoie de setul de abilități pentru care te angajase așa că în mod cert nu vrei să caute pe altcineva, flexibilitatea te ajută să iși păstrezi locul de muncă dar și să capeți noi abilități și experiență care și-ar putea fi utile la un nou loc de muncă. Flexibilitatea funcționează la toate nivelurile, inclusiv la nivel de management unde managerul trebuie să ofere angajaților posibilitatea de a descoperi noi moduri de a-și atinge rezultatele, managerul acceptă stiluri și abordări de lucru diferite și oferă feedback constructiv pentru optimizarea performanțelor fiecăruia.

Cum demonstrezi în CV această abilitate?

• dă exemple de situații în care ai reușit să îți schimbi scenariul prestabilit de a reacționa atunci când cineva ți-a prezentat argumente logice
• povestește despre situații când ai ieșit din zona ta de confort și cum asta a contribuit la un rezultat mai bun
• elimină rigiditatea și competiția – sunt neproductive
• arată care au fost obiectivele tale și ce adăptări ai făcut pe parcurs pentru a le atinge
• personalizează documentele cu care aplici la un loc de muncă – CV și scrisoare de intenție astfel încât acestea să releve acele abilități care se potrivesc descrierii poziției
• dă un exemplu când ai acoperit munca unui coleg care avea o problemă urgentă
• povestește cum și-ai adaptat programul pentru a acomoda o situație urgentă
• exemplifică o situație când ai lăsat deoparte munca ta mai puțin urgentă pentru a ajuta un coleg să își termine proiectul cu un deadline strâns
• cum ai apelat la mijloace de comunicare tradiționale atunci când ai avut un proiect care a presupus să lucrezi cu un coleg mai în vârstă

Rezolvarea de probleme

O altă abilitate foarte căutată este capacitatea de a rezolva eficient probleme și e absolut necesară indiferent de domeniul în care lucrezi asta pentru că mai devreme sau mai târziu te vei lovi de situații care necesită să iei decizii de unul singur pentru a rezolva ce e de făcut. Este foarte important  să poți demonstra aceste abilități, așa că asigură-te că stăpânești pașii. Deci care sunt pașii de parcurs în rezolvarea unei probleme?

1. Primul pas este identificarea factorilor care au declanșat problema/situația nedorită. Vei aduna datele relevante, le vei analiza, vei izola factorii care au contribuit la declanșarea problemei, vei stabili care factori trebuie gestionați pentru ca problema să nu mai apară. Asta presupune capacitate de analiză și sinteză, atenție la detalii, adunarea și interpretarea datelor, capacitatea de a interacționa eficient cu alții.
2. Următorul pas este generarea unor soluții alternative care te vor ajuta să îți atingi scopul propus. De cele mai multe ori aici este utilă sinergia generată de muncaîn echipă, pentru că două sau mai multe minți sunt mai bune decâr una singură și în plus interacțiunea stimulează mintea. Faptul că e vorba de mai mulți minți care lucrează împreună are avantajul că soluțiile vor fi parcurse în vederea alegerii celei mai bune și șansele ca unul dintre participanți să semnaleze punctele slabe ale soluției sunt mai mari.
3. Evaluarea celei mai bune soluții. Decizia pentru cea mai bună soluție presupune evaluarea șanselor de reușită, costuri și reurse necesare precum și evaluarea potențialelor obstacole. Uneori decizia în aceste cazuri aparține managementului, alteori decizia se va lua la nivel individual în funcție de amploarea problemei.
4. Implementarea soluției. După ce s-a luat decizia , soluția trebuie pusă în practică, iar implementarea este urmărită astfel încât să se asigure succesul ei și să se aplice măsuri corective după caz.
5. Evaluarea eficacității soluției implementate. Evaluarea rezultatelor ajută persoana sau echipa să își îmbunătățeasca viteza de răspuns și să fie mai buni la ceea ce fac.

Problemele sunt inerente oricărei activități, de aceea angajatorii caută oameni capabili să gândească dincolo de rutina zilnică, care au capcitatea să reacționeze , să vină cu idei, să fie capabili să le puncă în practică și să genereze un feedback obiectiv asupra problemei și activității lor și să nu renunțe până nu își ating scopul.

Incorporează aceste abilități în CV, gândește-te la exemple din experiența ta, documentează-te despre poziție pentru că este posibil ca la interviu să primești un mic exercițiu pe această temă sub forma unei întrebări „Ce ai face dacă…”. Întrebarea aceasta nu are un răspuns corect sau greșit, scopul ei este de a urmări raționamentul candidatului, așa că parcurge cu încredere pașii prezentați mai sus.

Gândirea analitică

Poate te gândești că aceasta abilitate se potrivește doar celor din domeniile realiste, științelor, însă capacitatea de a gândi analitic înseamnă să poți să iei decizii în baza faptelor, nu să te lași condus de emoții. Ori asta nu e direct legat de a cunoaște matematică sau fizică. A gândi logic înseamnă să pleci de la fapte, să analizezi fenomenele, reacțiile, legăturile de cauzalitate și să tragi concluzii în baza celor observate. Asta presupune să nu îți bazezi deciziile și strategiile pe instinct (gut feeling) și să incorporezi ceea ce ai învățat în activitatea ta de zi cu zi. Ce presupune? O abordare metodică, pas cu pas, reducerea situațiilor complexe în probleme mai simple, adunând și organizând informații, identificarea factorilor relevanți și tragerea concluziilor. Această abilitate se îmbunătățește prin practică continuă. Nu vei primi o întrebare directă pe această temă la interviu, însă ai putea fi întrebat „Care au fost pașii pe care i-ai urmat în proiectul menționat?” sau „Cum reacționezi dacă produsul pe care l-ai lansat este primit negativ de clienți?”. La aceste întrebări poți răspunde prin expunerea pașilor pe care i-ai urma sau poți folosi ocazia pentru a expune o strategie la care ai ajuns după ce ai fost expus la o situație similară în cadrul experienței tale profesionale sau educaționale. Povestește despre oamenii cu care ai interactționat, ce date ai adunat și cum le-ai interpretat, care au fost concluziile și ce te-a ajutat să ajungi la ele. Și în acest caz, nu există răspunsuri corecte sau greșite, scopul este de a urmări modul de gândire.

 

Persuasiunea

Persuasiunea presupune să îi convingi pe alții să urmeze o anumită cale, să fie de acord cu o soluție, să cumpere un produs sau serviciu, practic să facă un anumit lucru. Persuasiunea se folosește astăzi sub forme mai mult sau mai puțin fățișe în diverse domenii : marketing, relații publice, drept, campanii cu diverse scopuri, etc.  Practic în orice domeniu aceste abilități de a-i convinge pe alții pot sa fie foarte folositoare. Persiuasiunea presupune apelarea la rațional și emoțional. Obiectivul este acela de a genera o atitudine favorabilă a receptorului în raport cu ipoteza avansată, de a îndemna spre un comportament prevăzut ca dezirabil de către emiţător şi asumat ca dezirabil de către receptor; gradul de relativitate al premiselor si deoopotriva, al concluziei este mai ridicat decât în cazul argumentării. Persuasiunea se deosebește de manipulare (care nu este etică) care este o  acţiune prin care un actor social (persoană, grup, colectivitate) este determinat să gândească şi/sau să acţioneze într-un mod compatibil cu interesele iniţiatorului, şi nu cu interesele sale, prin utilizarea unor tehnici de persuasiune şi distorsionând intenţionat adevărul, lăsând însă impresia libertăţii de gândire şi de decizie. În persuasiune cel persuadat cunoaște intenția celui care folosește această tehnică de convingere, pe când în manipulare, manipulatul nu este conștient de manipularea a cărui victimă este. Persiunea este deci un dialog cu mesaj foarte bine targetat, adaptat la nevoile, preferințele și predispozițiile persuadatului. Asta presupune să adaptezi mesajul la nivelul lor de cunoaștere. Ca și în cazul celorlalte abilități, și persuasiunea se bazează pe un subset de alte abilități.

Capacitatea de a stabili o legătura cu ce vizați – altfel te va asculta un coleg după ce ai stat de vorbă cu el, l-ai complimentat cu privire la încheierea unui proiect sau cum se vindecă părintele după o operație. Asta creează o legătura pre-existentă care îl va face pe respectivul mai receptiv la mesaju pe care îl transmiți. Ascultarea activă – când te pregătești să convingi pe cineva încearcă mai întâi să afli care sunt părerile și preocupările lor legate de acel subiect astfel încât în argumentația pe care o vei oferi să le poți acoperi eventualele obiecții. Contrapropuneri – chiar dacă vei încerca să prevezi obiecțiile, mereu vor apărea și unele neprevăzute și este bine să te pregătești cu contrapropuneri sau contraoferte. De exemplu atunci când ceri o mărire salarială și șeful îți spune că nu îi permite bugetul, poți cere concediu de odihnă suplimentar sau flexibilizarea orelor de program. Capacitatea de a scoate în evidență beneficiile pentru persuadat – tuturor ne place să știm că suntem în avantaj în adoptarea unei decizii, așa că e bine să subliniezi valoarea adaugată a propunerii tale pentru persoana respectivă. De exemplu în cazul unui interviu trebuie să subliniezi de ce tu ești un candidat mai bun decât ceilalți, ce poți aduce tu angajatorului. Recunoașterea limitărilor propunerii – oamenii sunt mai deschiși să accepte o propunere atunci când observă ca interlocutorul recunoaște obiecțiile valide și este dispus la compromis. De aceea e bine să ști care sunt elementele la care ești felxibil și care sunt cele care sunt ne negociabile.Follow-up – atunci când s-a ajuns la un acord este bine ca termenii lui să fie reluați astfel încât să existe de toate părțile certitudinea că s-au înțeles și că nimeni nu mai are îndoieli. Deși persuasiunea poate să fie îmbunătățită, este mai rar o abilitate care poate fi învățată de la 0, în general este o trăsătură pe care o avem sau nu.

 

 

Proactivitatea

Deși e un termen foarte des folosit în jargonul resurselor umane din ziua de azi, definiția din dicționar nu ne lămurește cu privire la ce înseamnă.Mulți consideră că se explică prin a avea inițiativă. Dar termenul are o accepțiune mai largă, înseamnă să ai capacitatea de a crea un mediu favorabil, de a acționa de așa manieră astfel încât să îți atingi obiectivele. Angajatorul va descrie ca proactivă acea persoană care îndeplinește mai multe sarcini decât îi sunt alocate (vine în întâmpinarea nevoilor angajatorului de la poziția ocupată și le anticipează), face mai mult decât se așteaptă de la el, are idei și propuneri de îmbunătățire a serviciilor/produselor companiei, anticipează și preîntâmpină situațiile dificile. Cum îți exersezi această competență? În primul rând ia decizii fără ajutorul celorlalți, atunci când ești pus în fața unei decizii nu îi lăsa pe alții să o ia în locul tău. Preia inițiativa în cadrul proiectelor și activităților în care ești implicat, fă propuneri care pot îmbunătăți viața ta de student/în cămin/ în blocul în care locuiești, implică-te în activități de voluntariat și exersează-ți ideile, depune extra efort pentru a implementa idei noi (go the extra mile), nu te descuraja (vor fi și voci care nu numai că nu te vor susține, dar te vor critica), asumă-ți responsabilitatea și livrează rezultatele în termenele asumate, identifică problemele, găsește soluții și implementează-le, asumă-ți situațiile în care lucrurile nu au mers așa cum plănuisei. Nu te baza prea mult pe sfaturile altora, încearcă să duci la bun sfârșit ce ți-ai propus prin forțe proprii. Dacă totuși simți că sfatul cuiva (profesor sau șef) te-ar putea ajuta cu adevărat să depășești un obstacol relevant, cere-l, nu aștepta să se ofere ei. Stimulează-te mereu să devi mai bun, să te autodepășești.

Angajatorii apreciază această abilitate pentru că un angajat proactiv crează un context favorabil atât pentru sine, cât și pentru companie. În principiu angajații proactivi sunt mai adaptabili la schimbările tehnologice și învață mai rapid. Așa că exersează această abilitate la fiecare loc de muncă. Cum? La început te vei familiariza cu ce ai de făcut, dar apoi încearcă să privești dincolo de sarcinile primite și propune soluții de îmbunătățire care ar aduce beneficii întregii organizații. Caută informații din diverse surse  înainte de a decide asupra unei abordări și dacă descoperi ceva nou și util, împărtășește și colegilor. Caută și acceptă deschis noi provocări și responsabilități (de exemplu participă la programele de personal improvement sau de voluntariat intermediat de companie). Încearcă noi abordări , anticipeaza problemele și minimizează-le consecințele, încearcă mereu să îți crești nivelul de performanță. De fiecare dată când ai ocazia, exersează-ți capacitatea de a lua decizii. Oferă-te voluntar în proiectele noi lansate de companie sau propune tu noi proiecte (de exemplu companiile încearcă mereu să își ofere produsele /serviciile proprii către angajați la prețuri promoționale sau gratuit – poți propune un astfel de program sau îmbunătățirea lui sau te poți oferi să aduni feedback de la colegi). Când îți asumi extra responsabilități, fă-ți bine treaba și în termenul asumat altfel vei fi considerat neserios (chiar dacă sarcina ți-ai stabilit-o singur, odată asumată trebuie dusă la bun sfârșit). În general proactivitatea este privită în antiteză cu reactivitatea. Oamenii proactivi sunt mereu plini de energie, evoluează, fac ca lucrurile să se întâmple spre deosebire de reactivi care sunt observatorii celor dintâi. Asta nu înseamnă că e rău să ai și momente de reactivitate, uneori observarea unei situații poate să îți ofere șansa de a găsi o soluție mai bună, pe când o decizie luată în pripă ar putea genera erori.

Proactivitatea se bazează pe 5 piloni – Anticipezi, previi, plănuiești, participi, îmbunătățești. Ca să poți anticipa trebuie să cunoști bine mediul în care activezi, să stăpânești rutinele, să cunoști ciclurile, fără a te complace în faptul că le stăpânești bine pe toate. Utilizează-ți imaginația și logica și nu te baza că trecutul este un bun predictor al viitorului. Ai anticipat problema/obstacolul, acum trebuie să găsești soluții ca să poți trece cu ușurință peste. Proactivul se va confrunta cu problema și nu se va lăsa până nu va găsi o soluție adecvată. Reactivul se va lovi de problemă, va lăsa pe alții să decidă ce e de făcut și va fi convins că problema era inevitabilă. Proactivii plănuiesc câțiva pași în avans, aduc viitorul în prezent – ei știu că pentru a lua o decizie bună tebuie să ști de unde vii, unde ești și unde vrei să ajungi. Participă – ia inițiativă și fi parte din soluție, influențează și adu-ți contribuția, fi piesa lipsă a puzzle-lului. Îmbunătățește – procrastinarea nu e o soluție. Fă treaba acum, ai parcurs toți pașii, implementează decizia atent cântărită și performează .

 

Diplomație, tact și capacitatea de a aplana conflicte

Diplomația, tactul și capacitatea de a aplana conflicte sunt abilități strâns legate de comunicare, negociere și persuasiune. Acestea sunt foarte utile în a crea, imbunătăți și consolida relațiile cu ceilalți, ceea ce binânțeles este în folosul companiei pentru care lucrezi, dar sunt adesea utile și în viața privată cu prietenii sau familia.Aceste abilități sunt strâns interconectate de capcitatea ta de a înțelege oamenii, de a fi sensibil la opiniile, credințele , ideile și sentimentele lor astfel încât să poți comunica ce îți dorești fără să jignești, rănești sau creezi situații incomode.

Iassc Newton definea tactul ca arta de a-și spune punctul de vedere fără să îți faci un dușman. David Frost spunea că diplomația e arta de a lăsa pe altcineva să decidă că calea propusă de tine e cea mai bună. Unii spun că diplomația e o stare de spirit și  tactul o strategie, alții susțin că ele se suprapun ca și sens. Indiferent de care parte a definițiilor te situezi, este extraordinar să poți comunica cu sensibilitate cu ceilalți, fie în situații pozitive (o promovare, o mărire salarială, anunțarea unei căsătorii , etc), fie în situații neplăcute ( concediere, demisie, avertisment, feedback critic, deces, etc).

Ca și celelalte abilități de care am vorbit, și acestea se bazează pe un subset de alte abilități:

• capacitatea de a asculta – trebuie să poți asculta ceea ce se spune , dar și cum este spus (ton, emoție, etc)
• inteligență emoțională – se referă la capcitatea de a ne exprima și înțelege propriile emoții, dar și de a le înțelege pe ale celorlați
• empatie- o continuare a inteligenței emoționale, înseamnă să ai capacitatea să privești lucrurile din perspectiva celuilalt
• asertivitate- capcitatea de a-ți expune punctul de vedere fără teamă și mai ales, fără a le nega pe ale celorlalți
• legătură – capacitatea de a te conceta cu ceilalți
• politețe – politețea și curtoazia, respectarea preferințelor, opiniilor, diferențelor culturale topesc atitudinea negativă – atunci când ești politicos , măcar din curtoazie , oamenii te vor asculta, ăți vor da o șansă

Atunci când înveți să stăpânești aceste abilități, îți vei putea construi mai ușor poziția, reputația și credibilitatea, ele fiind de multe ori privite ca dovadă de profesionalism și integritate. Marele avantaj al utilizării tactului și diplomației pe tot parcursul vieții sunt modul în care se pot dovedi aliați de nădejde într-o situație dificilă în care trebuie să prezinți o veste proastă – reputația bună, modul politicos și empatic de adresare vor face ca vestea să fie primită mai bine și mai ușor. Atenție însă să nu fi tentat să îndulcești atât de mult situația încât să denaturezi mesajul pe care vrei să îl transmiți.

Iată câteva exemple de tact și diplomație din situațiile profesionale:

• șeful te roagă să îl ajuți să iși termine mai repede treaba pentru că vrea să plece mai devreme, dar tu deja ai foarte multe sarcini cu termene strânse și cel mai probabil nu ai reuși să le termini – un răspuns diplomatic sună cam așa – Mulțumesc că ai încredere că aș putea face bine ce m-ai rugat. Îmi pare rău că nu te pot ajuta acum pentru că am mai multe deadline-uri azi. Crezi că te-aș putea ajuta cu ceva săptămâna viitoare când nu voi mai fi presat de termene?
• Unul din membrii echipei întârzie de obicei și asta afectează performanțele individuale, dar și ale echipe- ai fi tentat să îl mustrezi în ședința de departament, însă este mai bine să ai această discuție în privat, s-ar putea să aibă un motiv serios – Am remarcat că ai dificultăți în a ajunge la timp la serviciu, crezi că te-aș putea ajuta în vreun fel?
• Atunci când nu reușești să înțelegi raportul unui coleg, nu îi spune „nu am înțeles nimic” sau „ai greșit, raportul e de neînțeles” – mai degrabă în loc de a arunca vina, încearcă să preiei responsabilitatea „a trebui să parcurg raportul de mai multe ori ca să pot înțelege ce ai vrut să spui sau „data viitoare ai putea să investești ceva mai mult timp în a cerceta subiectul, raportul tău ar fi mai bun” – mesajul este același însă este tranmis „cu mânuși”, ceea ce crește probabilitatea ca el să aibă impactul scontat
• Concedierea- asta e o situație de care toată lumea se ferește, e o situație tensionată cu oameni pe care îi cunoști, colegi cu care ai lucrat îndeaproape. E bine să nu te lași copleșit de emoții și să „îndulcești” mesajul, fii sincer (îi datorezi asta colegului tău), explică decizia și oferă suport emoțional; ofertă-te ca referință sau pentru a scrie o scrisoare de recomandare
• Oferirea de feedback , mai ales cel negativ, este dificil. O metodă bună este tehnica sandwich – îmbraci feedbackul negativ între comentarii pozitive – în felul acesta omul se simte bine când îi oferi feedbackul negativ, apoi terminând îmtr-o notă pozitivă, acesta simte că munca îi este apreciată și nu pleacă supărația de la discuție. Evită să adaugi prea multe comentarii pozitive, s-ar putea ca feedbackul negativ să se piardă printre ele și nu exagera cu folosirea acestei tehnici pentru că ceilalți vor începe să se îndoiască de mesajele pozitive pe care li le transmiți
• Refuzarea unei invitații – cu toții suntem puși în fața unor invitatții pe care din diverse motive trebuie să le refuzăm – există și în acest caz tehnici diplomate de a spune că nu poți onora invitația – „Ce frumos că v-ați gândit la noi, cu siguranță nunta voastra o sa fie minunată. Din păcate nu putem veni. Sperăm însă să putem fi alături de voi la alte evenimente fericite din viața voastră” – vrei să transmiți că spui „da” persoanei, dar „nu” activității
• Cum gestionezi bârfa – dacă cineva vorbește de rău un coleg în lipsă, poți interveni spunând „hai sa vorbim despre asta atunci când colegul e în birou ca să putem asculta și punctul lui de vedere” sau „va rog să încetăm discuția, nu cunoaștem toate aspectele situației”
• Diplomație în situații conflictuale – să presupunem că echipa ta primește un proiect, e ceva la care te pricepi, dar colega ta are mai multă experiență și a mai coordonat și alte proiecte și solicită înteiatete. Totuși ai vrea să ți se ofere șansa să coordonezi și tu un proiect ca să capeți experiență, iar șeful v-a lăsat pe voi să gestionați cine ce rol își asumă. Ca ambele părți să fie mulțumite de situație, poți propune o variantă de mijloc în care colega coordonează proiectul , dar îți permite să stai în umbra ei (shadowing) astfel încât următorul proiect să îl poți coordona tu.

Folosește aceste exemple pentru a identifica situații similare din experiența ta academică și/sau profesională pe care să le poți oferi la un interviu sau pe care să le menționezi în CV.

Managementul timpului

Timpul nu este sub controlul nostru, ce putem gestiona noi este modul în care îl folosim. Așa că angajatorii vor căuta oameni care știu să muncească organizat pentru că aceștia fac mai multe în același interval de timp. Toți administrăm aceeași zi de 24 de ore și totuși unii reușesc să facă mult mai multe în acest timp decât alții. O persoană care își administrează bine timpul este capabilă să se concentreze pe rezultate nu pe activități pentru că știe că faptul că ești ocupat tot timpul nu înseamnă că ești eficient. Când îți însusești tehnici de managementul timpului, înveți să faci mai multe într-un timp mai scurt, nu să muncești mai sârguincios.

Vei găsi un material dedicat acestui subiect pe site-ul nostru în cadrul căruia vei regăsi sfaturi despre prioritizare, tehnici să îți administrezi mai bine timpul, întocmirea unui program, cum să îți setezi obiective clare, motivație, concentrare și provocări în admnistrarea timpului. Poate pare contra intuitiv să îți pierzi timpul învățând despre managementul timpului , dar asta te va face o persoană mai eficientă atât în plan profesional ,cât și în plan personal.

Iată un test online scurt (în limba engleză) care, în baza unor afirmații, te va ajuta să afli cât de bine îți gestionezi în acest moment timpul (https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_88.htm).

Managementul stresului

Stresul este parte a vieții tuturor, pentru fiecare persoană factorii de stres sunt diferiți – fie că e vorba de plata facturilor, stres la locul de muncă sau responsabilitățile în cadrul familiei, pare că nimic nu poate funcționa în a-l reduce. Dar totuși avem mai mult control decât ai putea crede pentru că noi suntem stăpânii propriilor vieți. Așa că managementul stresului te ajută sa revi la conducerea propriei tale vieți prin schimbarea stilului de viață, emoțiilor și modului în care gestionăm problemele. E posibil să fi tentat să mergi pe vorba românească care spune să o lași , că merge și așa, dar stresul îți pune în pericol viața și ți-ar putea provoca atac de cord (conform Harvard Health Publishing – cardiomiopatia pe fond de stres, numită și cardiomiopatia Takotsubo sau boala inimii frânte).

Atunci când nivelul de stres e sub control, minte îți este clară, ești mai fericit , mai sănătos și mai productiv, deci ești un angajat mai bun. Managementul stresului este delicat pentru că nu tot ce funcționează pentru cineva , funcționează în egală măsură și la altcineva, deci va trebui să tot încerci mixuri de tehnici în diverse proporții până vei descoperi ce funcționează pentru tine (trial and error). Îți recomandăm materialul de pe site-ul nostru scris în acest sens pentru mai multe detalii.

 

Leadership

Ce face ca un om să fie un lider bun? Răspunsul este amplu dezbătut fără să existe un consesn absolut pentru că sunt atâția lideri buni care au stiluri și caracteristici complet diferite. E drept și faptul că nu există un singur mod corect de a conduce, și una dintre principalele abilități ale liderilor buni este adaptabilitatea. De ce caută angajatorii capacitățile de leadership? Pentru că un lider știe să lucreze cu oamenii, să îi motiveze, să le mențină entuziasmul și să creeze relații bazate pe respect reciproc. Subsetul de abilități pe care le stăpâește un lider bun sunt : adaptabilitate/flexibilitate, comunicare (verbală, nonverbală și paraverbală), spirit de echipă, diplomație/tact, persuasiune, gândire strategică, organizare și planificare, empatie, ascultare activă , pozitivitate, creativitate, abilitatea de a mentora, credibilitate, asumarea de riscuri și integritate. Liderii sunt într-o oarecare măsură vizionari, ei se concentrează pe imaginea de ansamblu și nu se împiedică de obstacole, dacă ceva îi aduce mai aproape de rezultat atunci trebuie făcut, dar ei au capacitatea de a-i determina și pe alții să îi urmeze.

Un lider bun știe să delege, să recunoască abilitățile fiecăruia și să îi sprijine să se dezvolte în direcția respectivă dându-le sarcini adecvate și creând oportunități potrivite, știu să ofere feedback contructiv, știu să își răsplătească echipa chiar și în lipsa unor bugete în acest sens. Liderii nu există fără oameni care să îi urmeze! Liderii devin lideri pentru că sunt credibili și oamenii își doresc să îi urmeze, chiar dacă asta nu înseamnă neapărat un titlu sau o poziție oficială de lider (există lideri formali și lideri informali).

Unii susțin că trăsăturile de lider sun înăscute și că sunt intrinseci, cu alte cuvinte unii sunt născuți să fie lideri pe când alții nu. Studiile au demonstrat însă că deși unii se nasc cu o anumită afinitate spre leadership, abilitățile acestea se pot învăța și exersa (asta nu înseamnă că toată lumea poate și trebuie să ajungă lider, echipele funcționează pentru că sunt compuse din oameni diverși pregătiți să își asume roluri diferite, uneori să fie lideri prin rotație, alții fiind mulțumiți din poziția de team-player).

Dacă crezi că pentru poziția pe care aplici aceste abilități sunt relevante, gândește-te la exemple bune din experiența ta pe care să le ai pregătite pentru interviu și trece abilitățile de lider în CV la categoria abilități. De exemplu poate ai gestionat un proiect în facultate sau ca angajat și ai reușit să atingi cu succes obiectivul, coagulând echipa în jurul tău. Dacă poți)oferi și niste date cuantificiabile e și mai bine (de exemplu am obținut un rezultat cu 7% mai bun decât cel așteptat). Un exemplu bun de leadership este și atunci când nu tu ieși în față la final, ci echipa ta. Mai multe detalii vei regăsi într-un articol dedicat pe site-ul nostru.

Creativitate

Creativitatea este abilitatea de a vedea lumea cy alți ochi, de a face conexiuni între fenomene aparent lipsite de legătură și de a genera soluții. Creativitatea înseamnă să transformi imaginația în realitate. Dacă ai idei , dar nu  le transpui în realitate nu ești creativ, ci ai imaginație. Creativitatea are deci o componentă funcțioanlă, pentru că ideea trebuie să funcționeze și să fie utilă. Oamenii de business cred că creativitatea și inovarea merg mână în mână pentru că necesită stăpânirea unui domeniu și crearea de valoare prin îmbunătățire. Valorile adăugate mari vin din exploatarea creativității echipei.  În timp ce roboții pot începe ușor ușor să facă treaba repetitivă , să optimizeze proces existente, organizațiile au nevoie de oameni care să le ajute să se adapteze la mediul economic dinamic în care trăim, să rămână competitivi, să facă performanță și să iși lase amprenta asupra lumii.

Tentația este să credem că creativitatea este rezervată doar celor care lucrează în domeniile artistice – scriitori, pictori, muzicieni, fotografi sau designeri însă toți ne naștem creativi. Creativitatea înseamnă curiozitate , a pune mereu sub semnul întrebării, a cerceta, a experimenta, a dori să înveți, ambiția de a nu te opri pănă nu afli ce ția-i propus. Pare că am descris un copil, și în mare parte așa este. Copiii sunt genii creative, dar pe măsură ce creștem, societatea începe să ne solicite pragmatismul și ne inăbușim creativitatea în drumul nostru de a deveni cetățeni model. Dar creativitatea poate fi învățată prin exercișiu:

• asocieri- conexiuni între întrebări, probleme, idei din domenii adiacente sau fără legătură
• punerea sub îndoială – punerea sub semnul întrebării a proceselor, produselor, ideilor de zi de zi
• observare- analizarea comportamentului celorlalți (colegi, clienți, furnizori, competiție) pentru a găsi noi moduri de a rezolva situații
• networking/relaționare – întâlnirea cu oameni noi cu idei și perspective diferite
• experimentare- crearea de experimente pentru a pune în practică ideile și a analiza ce rezultă

În mediul potrivit, spiritul creativ al fiecaruia dintre noi poate înflori prin exercițiu. Geniile lumii ca Picasso, Mozart sau Shakespeare nu erau neapărat înăscut mai talentați decât ceilalți, cercetătorii de la Universitatea Exeter spun că excelența este determinată de:

• oportunități
• încurajare
• pregătire
• motivație
• exercițiu

Niciunul dintre marile genii nu ar fi atins nivelul de performanță fără încurajarea părinților și fără mii de ore de muncă.

HP a publicat în Raportul Anual din 1999 un set de reguli pentru a încuraja creativitatea care sunt perfect aplicabile:

• crede că poți schimba lumea
• înavță când e mai util să lucrezi singur și când să apelezi la o echipă
• ai încredere în colegii tăi – împărtășiți idei și mijloace ajutătoare
• lucrează repede, păstrează la îndemână ce ai nevoie, lucrează oricând
• ideile radicale nu sunt idei rele
• fără politică și birocrație
• clientul este cel care definește treaba ta ca bine făcută
• inventează noi moduri de abordare în munca ta
• fă o contribuție în fiecare zi, dacă nu contribuie, nu părăsește firma
• crede că împreună putem face orice
• inovează

Să dai exemple de creativitate în CV-ul tău e complicat pentru că idei are toată lumea, transformarea lor în acțiuni este ceea ce vrei să transmiți. Așa că gândește-te la momente în educația sau cariera ta în care ai folosit creativitatea pentru a depăși provocări sau a genera schimbări reale. Omenii au nevoie să înțeleagă cum ideile tale au generat rezultate. Poate ai creat un cont cloud pentru membri grupei tale de la facultate astfel încât să puteți avea cu toți acces permanent la materialele puse la dispoziție de profesori, sau poate ai creat o foaie de lucru în care membrii echipei puteau urmări statusul muncii celorlalți la un proiect.

Acestea sunt idei care la nivel local au caracter inovativ și prin implementarea lor s-au îmbunătățit procese și s-au atins rezultate. Pentru a demonstra logica din spatele deciziei, la un interviu ai putea să explici care a fost problema, de unde ți-a venit ideea, ce scenarii ai analizat ți de ce ai considerat că ceea ce ai implementat era cea mai potrivită idee pentru situație. Încearcă să păstrezi exemplele în sfera profesională (incursiunile creative via Instagram sau Pintrest nu sunt neapărat un exemplu bun dacă nu aplici pentru un post în PR), evită comparația cu colegii pentru a-ți sublinia rezultatele și încearcă să nu te arunci la exemple în care ai reinventat roata, creativitatea și inovarea pot să fie în egală măsură cu impact local pentru a fi relevante.

Termenii utilizaţi în prezenta/ prezentul document  pentru denumirea diverselor roluri se înţeleg atât la feminin, cât şi la masculin.

Protejeaza mediul inconjurator!-Gandeste-te la mediu inainte de a printa  . / Protect the enviroment! Are you sure you need to print this  ?

Redu!Reutilizeaza!Recicleaza! / Reuse!Recover!Recycle!